Operation Assistant

I. Công việc chính 

1. Quản lý vận hành  

• Thực hiện và theo dõi hoạt động nhập kho, xuất kho hàng hóa theo kế hoạch kinh doanh.
• Kiểm tra tính chính xác của hàng hóa trước khi nhập/xuất kho.
• Theo dõi tiến độ xử lý đơn hàng, đảm bảo đáp ứng SLA và phối hợp với đơn vị vận chuyển trong quá trình giao nhận.
• Theo dõi tình trạng giao hàng, xử lý các trường hợp chậm giao, thất lạc hoặc phát sinh khiếu nại. 
• Cập nhật dữ liệu vận hành trên hệ thống và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành. 

2. Theo dõi và quản lý tồn kho 

• Theo dõi, cập nhật và quản lý số liệu nhập – xuất – tồn; đảm bảo tính chính xác giữa hệ thống và thực tế. 
• Cảnh báo các trường hợp tồn kho thấp, hết hàng, hàng cận hạn hoặc tồn kho lâu ngày. 
• Thực hiện đối chiếu số liệu, kiểm kê định kỳ/đột xuất và đề xuất phương án xử lý hàng tồn kho phát sinh. 
• Quản lý việc lưu trữ, bảo quản hàng hóa, chứng từ; tuân thủ các quy định về bảo mật, quản lý tài sản và kiểm soát nội bộ. 
• Báo cáo kịp thời các sai lệch, thất thoát hoặc rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động vận hành. 

3. Quản lý nhà cung cấp & kế hoạch cung ứng 

• Theo dõi nhu cầu hàng hóa, tồn kho và đề xuất kế hoạch cung ứng phù hợp.
• Phối hợp với nhà cung cấp trong việc đặt hàng, nghiệm thu, bàn giao và theo dõi tiến độ cung ứng.
• Theo dõi chất lượng, tiến độ giao hàng và hiệu suất của nhà cung cấp; đề xuất giải pháp tối ưu nguồn cung. 

4. Hỗ trợ quản lý thanh toán nhà cung cấp 

• Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, hàng hóa và công nợ với hợp đồng, đơn đặt hàng và biên bản giao nhận. 
• Lập đề nghị thanh toán, hoàn thiện hồ sơ và phối hợp với Finance để đảm bảo thanh toán đúng hạn. 
• Theo dõi tình trạng thanh toán, công nợ và lưu trữ hồ sơ liên quan đầy đủ, chính xác. 

5. Kiểm kê và kiểm soát nội bộ và báo cáo vận hành 

• Thực hiện đối soát số liệu với các bộ phận liên quan, hỗ trợ kiểm toán và các hoạt động kiểm soát nội bộ. 
• Lập các báo cáo định kỳ về tồn kho, giao hàng, cung ứng, công nợ và hiệu suất vận hành. 
• Theo dõi, phân tích dữ liệu và KPI vận hành; chủ động cảnh báo rủi ro và đề xuất giải pháp cải tiến hoạt động. 

II. Yêu cầu

1. Trình độ học vấn 

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Logistics, Supply Chain, Quản trị Kinh doanh, Kế toán, Tài chính hoặc các ngành liên quan. 

2. Kinh nghiệm 

• Từ 1-3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Operations, Logistics, Supply Chain hoặc Admin Operations. 
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý hàng hóa, tồn kho hoặc làm việc với nhà cung cấp/đối tác để đảm bảo hoạt động sản xuất, giao nhận và cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục và hiệu quả. 

3. Kỹ năng 

• Thành thạo các hàm Excel cơ bản. 
• Kỹ năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và quản lý nhiều đầu việc. 
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý vấn đề hiệu quả. 

4. Phẩm chất 

• Cẩn thận, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao. 
• Chủ động, có tư duy kiểm soát và cải tiến công việc. 
• Khả năng làm việc dưới áp lực và hoàn thành công việc đúng hạn. 

III. Chế độ phúc lợi

• 100% lương gross trong thời gian thử việc. 
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN trên 100% mức lương gross và bảo hiểm sức khỏe Bảo Việt. 
• Cơ hội học hỏi, phát triển nghề nghiệp và tham gia chương trình ESOP. 
• Xét điều chỉnh lương hằng năm dựa trên hiệu suất làm việc.